大平 堅哉（おおひら けんや）。介護の現場で7年、いまも現役の介護士です。
自分の現場で本当に困ったことから、これまでに6本の仕組みを作ってきました。
このページは、作ったものと、作った理由の紹介です。
「うちでも作れる？」と思ったら、いちばん下から声をかけてください。
日中は現場。
夕方から一人で、事務作業を抱える。
——私自身が、そうでした。
頑張りが足りないのではなく、現場に合った仕組みがないだけ——そう思って、自分で作りはじめました。
やってきたこと ①
大平 堅哉（おおひら けんや）
現役介護士・介護福祉士・社会福祉士
介護の現場で7年働いてきました。特別養護老人ホームで5年、デイサービスで2年。デイでは生活相談員として、送迎に出て、現場のフォロー、ご利用者様やご家族様への対応、職員間の情報共有を行ってきました。
朝7時に出勤して、夜11時に帰る。そんな日々が半年続いたこともあります。
日中は目の前の現場を回すことで精一杯で、シフト表、アセスメント表、計画書に手をつけられるのは、営業が終わってからでした。
どうやったら現場が回るのかを、夜に一人で考えていました。それでも、誰にも「つらい」とは言えませんでした。
ここにある仕組みは、商品である前に、現場の私が生き延びるために作った道具です。
やってきたこと ②
どれも「自分の現場で本当に困ったこと」から作りました。いまも勤務先のデイサービスで動いています。
モニタリング報告書（ご利用者お一人ずつについて、毎月書く様子の報告書）の下書きを、項目を選ぶだけでAIが作成。スマホ・音声入力にも対応。メモに書いていないことを、AIが勝手に足さないように作っています。
1人 約5分（下書き2分＋確認・修正3分。手書きだと10〜15分）
携帯から勤務希望を提出。必要人数・資格条件をチェックして組み立て。
作成時間 月2時間 → 40分
出退勤の打刻から本部への報告までひとつの流れに。押し忘れはメールでお知らせ。
月 約1時間 → 約40分
月間予定から1週間分の印刷物をまとめて用意。毎朝の準備を短く。
毎日10分（週50分） → 週7〜10分
おむつ・手袋などの消耗品を、切れる前にLINEでお知らせ。
入れてから、うちでは切らしたことがありません
レシートを写真でLINEに送るだけで、帳簿に自動転記。
月末には表が完成している
※この6本の数字は、いずれも私の勤務先のデイサービス1か所で測ったものです。施設によって変わります。
マニュアルを作るときは、何に何分かかっているかを先に測りました。Notionや自作ツールは、職員が使えるようになるまで自分で説明してきました。どれも、自分の職場の事務作業を軽くするために、現場でやってきたことです。
これから
作ったツールの中で、勤務先のデイサービスが最初に使い始めたのが、モニタリング報告書AIでした。いまは上の6本とも、勤務先で動いています。
いま動いているのは、この勤務先の1施設だけです。隠すことでもないので、先に書いておきます。これから、ほかの現場にも広げていきたいと思っています。
もし「うちでも、こういうの作れる？」と思われたら、気軽に声をかけてください。日程を合わせて伺います。お話を聞きに行くだけでも、喜んで行きます。
Q&A
まず、どの事務作業が重いのかを聞かせてください。そのうえで、上の6本のどれかを施設に合わせて作り直すか、新しく作るかを決めます。作ったら試していただき、何度かやり取りして、使える形にします。作って渡して終わりではなく、職員さんへの説明まで一緒にやります。
大丈夫です。私自身が現場の人間なので、「現場が使えなければ意味がない」ことを一番よく知っています。操作は「項目を選ぶだけ」まで簡単にしますし、使い方の説明も現場で直接行います。分かるようになるまで、何度でも横につきます。回数の制限はありません。
そのままお使いください。入れ替えではありません。私が軽くしたいのは、介護ソフトの外側にある事務作業です。シフト表、毎朝の印刷物、報告書の文章、物品や小口の管理。出てきたものはコピーして、いまお使いのソフトに貼り付けられます。二重に入力する手間を増やすことはしません。
いちばん気になるところだと思うので、正直にお答えします。
・介護の現場に出ている時間は電話に出られないので、折り返しのご連絡になることがあります
・記録はいつでも、エクセルなどどのパソコンでも開ける形で書き出してお渡しできます。取り出し方は、始めるときにお教えします
・私が続けられなくなった場合の「データの返却」と「引き継ぎの連絡先」は、始める前に書面で決めます。口約束にはしません
・万一ツールが止まっても、これまで通り手書きで進めていただけます。御施設の仕事が止まることはありません
ごもっともです。ケア記録は「要配慮個人情報」といって、個人情報の中でもいちばん重い扱いが求められるものです。だから、次の2つだけは先に言っておきます。
・AIに文章を作らせるツール（モニタリング報告書AI）は、ご利用者のお名前と施設名を入れない設計にしています。外部のAIに送るのは、名前も施設名も外した記録の文章だけです。ただし、お名前を消しても記録の中身は法律上「個人情報」のままなので、「名前がないから安全です」という説明は、私はしません
・シフト表や予定表のように、名前が無いと成り立たないものもあります。そうしたものはどこに置いて、誰が見られるかを、始める前に施設と決めます
声のかけ方
ツールの話でも、現場の困りごとの話でも。
まず聞かせてください。
お話を聞きに伺うのは無料です。
試してみて、気に入っていただけたら、そのときに初めてお金の話をします。
合わなければ、そこで終わりで大丈夫です。
下のボタン（またはQRコード）から追加して、ひとことだけ送ってください。こちらからご連絡します。
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メールやお電話でも大丈夫です。
メール：kenya.ohira@gmail.com
電話：080-8438-3952
現場に出ている時間は電話に出られないので、折り返しになることがあります。
2日以内に、いただいた方法でご返事します。売り込みの連絡はしません。